Föreningsstämman är föreningens högsta organ. En av stämmans viktigaste uppgift är att välja styrelse för föreningen. Ordinarie föreningsstämma ska hållas en gång om året före maj månads utgång. Styrelsen kallar till föreningsstämma. Kallelse får utfärdas tidigast sex veckor före ordinarie föreningsstämma och ska utfärdas senast två veckor före ordinarie föreningsstämma. Kallelse till extra föreningsstämma ska utfärdas tidigast sex veckor före och senast två veckor före extra föreningsstämma. Den kan antingen vara personlig eller sättas upp som anslag i trapporna.
Före stämman får alla medlemmar en kallelse till stämman. Det finns också en dagordning för stämman samt redovisning av föregående års ekonomi. Om man har ett förslag till stämman, t ex ombyggnad eller annan viktig fråga, ska man lämna in en motion till styrelsen. Motionen ska vara inlämnad till styrelsen i god tid. Styrelsen kommer sedan att diskutera motionen och lämna förslag till beslut. Både motionen och styrelsens förslag till beslut finns med i materialet som skickas ut före stämman.
Om du själv känner att du inte kan eller vill deltaga på föreningsstämman kan du lämna fullmakt till någon för att göra din röst hörd, blankett finns att ladda ner Fullmaktsblankett.
Ladda ner
 |
|
Dagordningen enligt föreningens stadgar,
(på ordinarie föreningsstämma ska förekomma följande ärenden):
Öppnande
Stämman förklaras öppnad av föreningens ordförande.
Val av stämmoordförande
Till mötesordförande väljs någon som är kunnig i föreningsteknik och känner föreningen väl. I regel har valberedningen eller sittande styrelse förslag på en lämplig person.
Anmälan av stämmoordförandens val av sekreterare
Stämmoordföranden föreslår sekreterare.
Godkännande av dagordningen
Dagordningen är ett förslag till i vilken ordning de olika ärendena ska behandlas. Ska det utskickade förslaget till dagordningen följas? Stadgarna anger vilka punkter som ska finnas med på dagordningen på stämman.
Val av två personer att jämte ordföranden justera protokollet
Det kan vara samma personer som får både justera protokollet och fungera som rösträknare under stämman. Alternativt väljer stämman personer att justera protokollet. Att justera protokollet innebär att man efteråt får skriva under att protokollet från stämman är korrekt. Vill justeringsmännen ändra något, ska man säga det till stämmans sekreterare. Är justeringsmännen och sekreteraren överens, ändras det, så att protokollet blir riktigt. Om justeringsmännen är oeniga om någonting i protokollet, får man lämna in ett förslag till formulering i protokollet. Förslaget bifogas därefter protokollet och finns med som en bilaga.
Fråga om kallelse till stämman behörigen skett
Här beslutas om kallelsen gått rätt till. Är det någon medlem som har invändningar, ska man säga ifrån här.
Upprättande och godkännande av röstlängd
I regel blir man ”avprickad” när man går in i lokalen alternativt att en lista går runt. Då klaras även t ex fullmakter av, dvs att en medlem låter en annan person tillvarata hans/hennes intressen på stämman. Den som har fullmakt har samma rätt som medlem att yttra sig och rösta. Varje medlem har en röst på stämman, även om man har flera lägenheter. Även om flera personer står för lägenheten, får endast en rösta.
Föredragning av styrelsens årsredovisning
Kassör och ordförande föredrar årsredovisningen för stämman.
Föredragning av revisionsberättelse
Kassör föredrar revisionsberättelsen för stämman.
Beslut om fastställande av resultat- och balansräkning
Kassör föredrar resultat- och balansräkning och beslut fattas att fastställa dessa.
Beslut i fråga om ansvarsfrihet för styrelsens ledamöter
Stämman beslutar om ansvarsfrihet eller icke för styrelsens ledamöter.
Beslut om användandet av uppkommen vinst eller täckande av förlust enligt fastställd resultaträkning
Styrelsen föreslår stämman hur uppkommen vinst eller förlust ska användas.
Beslut om arvoden
Styrelsen alternativt valberedningen föreslår arvodets storlek.
Val av styrelseledamöter och suppleanter
En styrelse har både ordinarie ledamöter och suppleanter, antalet regleras i stadgarna. Stadgarna säger att styrelsen ska bestå av minst tre och högst fem ledamöter samt minst en och högst fyra suppleanter. Samtliga ledamöter väljs på ett år. Valberedningen redovisar vilka som är avgående (som har suttit sin tid) och föreslår antingen omval eller lämnar förslag på nytt/nya namn. Under denna punkt finns det även möjlighet för den enskilde medlemmen att lämna förslag på namn.
Val av revisor och suppleanter
Stämman fattar beslut om revisor och suppleanter. Revisorernas uppgift är utöver att granska ekonomin, gå igenom styrelseprotokoll och kontrollera att besluten är tagna på rätt sätt.
Ev. val av valberedning
Stämman fattar beslut om valberedning.
Övriga ärenden, vilka angivits i kallelse
Ev. motioner som inkommit samt övriga ärenden upptagna i kallelsen tas upp här och beslut fattas om dessa.
Avslutande
Mötet avslutas.
Några föreningstekniska termer
Ansvarsfrihet
Stämman godkänner det arbete som styrelsen utfört under det gångna räkenskapsåret.
Justeringsman
Den eller de personer som ska justera protokollet. De ska följa sammanträdet så noga, att de kan påpeka eventuella felaktigheter i det skrivna protokollet. Det kan gälla röstsiffror eller fattade beslut. Ett justerat protokoll kan inte ändras i efterhand.
Ordningsfråga
Här går man in och bryter talarlistan. Orsak kan vara att man vill ha rast eller att det ska sättas streck i debatten.
Omröstning (votering)
Omröstning kan ske på flera olika sätt. Det enklaste sker med att de röstberättigade svarar med ja- eller nejrop då ordförande talar om vad röstningen gäller. Ordföranden talar sedan om hur han/hon har uppfattat svaren. Ett exempel: Ordföranden föreslår stämman omval av NN som styrelseledamot. Vid detta tillfälle svarar några ja och några nej. Uppfattar ordföranden att flest svarat ja förklarar han att NN omvalts som styrelseledamot. Skulle man inte vara överens med ordföranden, utan tycker att det var fler som ropade nej, ska man begära votering. Votering innebär rösträkning och måste begäras innan ordföranden slår klubban i bordet. Man brukar även precisera om det ska vara sluten votering eller om handuppräckning gäller. Vid personval är det brukligt med sluten votering. Sluten votering går till på följande sätt: Man skriver sitt val på ett röstkort. Gäller det personval, kan valet stå mellan t ex fyra personer, som ska väljas till två platser i styrelsen. Då får röstsedeln innehålla högst två namn, dvs ett eller två. Skriver man tre eller flera namn är röstsedeln ogiltig. Samma gäller om man skriver dit ett namn som inte tidigare föreslagits. Stämmodeltagarna får därefter lämna sina röstsedlar och prickas då av på deltagarförteckningen. Rösträknarna drar sig sedan tillbaka och räknar rösterna. De upprättar ett protokoll över hur omröstningen har utfallit. Detta protokoll bifogas sedan stämmoprotokollet. Omröstning med handuppräckning brukar vara tillräckligt i andra frågor än i personval. Rösträknarna räknar då hur många röster de olika förslagen har fått. Resultatet antecknas och skrivs in i protokollet.
Protokoll
Vid stämma skrivs endast beslutsprotokoll, dvs vilken fråga det gäller och vad beslutet blev.
Replik
Ordföranden beviljar någon att svara kort på ett tidigare inlägg. Detta bryter talarlistan och kan tillåtas även efter att streck i debatten är begärd.
Reservation
Då styrelsen fattat ett beslut som man inte tycker är bra. Antingen kan man bara säga, att man reserverar sig mot beslutet och begära att det skrivs in i protokollet, eller be att senare få återkomma med en skriftlig reservation. Där tar man då upp orsakerna till att man reserverat sig. Skriftlig reservation är viktig i de fall protokollen skickas ut till medlemmar, exempelvis för politiska partier eller fackföreningar.
Revisorer
Det ska finnas en ordinarie och en suppleant. Revisorerna går igenom föreningens räkenskaper. En annan lika viktig uppgift är att granska protokollen och se till att besluten fattas på rätt sätt. Om allt är som det ska, föreslår revisorerna på årsstämman att styrelsen beviljas ansvarsfrihet.
Streck i debatten
När någon anser att frågan är färdigbehandlad, begär man streck i debatten. Ordföranden frågar då de övriga medlemmarna, om man anser att det ska sättas streck i debatten. Blir svaret ja, ska han/hon redogöra för vilka som står på talarlistan. De som vill yttra sig, måste anmäla sig nu. När man satt streck efter sista anmälda talare, kan ingen ytterligare anmäla sig. Undantag är dock om någon begär replik.
Stämma eller årsmöte
En förenings högsta beslutande organ. Stämman väljer styrelse och beslutar i vissa ekonomiska frågor. Här beviljas eller avslås ansvarsfrihet för styrelsen.
Talarlista
Den lista som ordföranden upprättar över dem som begär ordet.
Utslagsröst
Vid lika antal röster har ordföranden utslagsröst.
Valberedning
Lämnar förslag på styrelsemedlemmar.
Verksamhetsberättelse
Verksamhetsberättelsen upprättas inför stämman/årsmötet. Där beskrivs vad som har hänt i föreningen under det gångna året, vilka ekonomiska åtaganden man gjort samt en ekonomisk redogörelse med bokslut för verksamhetsåret. Dessutom har revisorerna skrivit en revisionsberättelse.